¿Cómo ser organizado, productivo y encontrar tiempo para descansar? (Parte 1)

En el siguiente artículo se detallan herramientas que te ayudarán a optimizar tu tiempo, organizarte y cumplir con tus metas diarias sin dejar el descanso a un lado.

Cada persona tiene su propia manera de organizarse para cumplir con sus tareas y compromisos diarios, sin embargo, no todos logran optimizar su tiempo de manera eficiente. La gestión del tiempo cada vez es más importante, por ello hoy en día, incluso existen profesionales especializados en esa área. En el siguiente artículo voy a compartirles algunas de las herramientas que me ayudan a ser más productivo, disfrutar de mi trabajo y a cumplir con mis objetivos diarios.

1. Tick Tick

Esta es una herramienta que tiene de todo, desde «timer» de concentración y descanso, hasta un calendario, y un «to do list». Con esta aplicación incluso puedes proponerte adoptar hábitos, la app te ayudará a lograr los objetivos que te propongas.

TickTick - the one and done solution? - Ever Since That Night
  • Yo personalmente utilizo sobre todo el «timer» de concentración y descanso con 50 minutos, este compás está programado con 10 o 15 minutos de descanso. La aplicación es la que te notifica en qué momento debes descansar 10 y cuando 15 minutos.

  • Otro punto positivo de la aplicación es que te provee estadísticas y datos importantes referentes a tu productividad. Por ejemplo: te da datos sobre cuántos «pomodoros»/tiempos de concentración tuviste durante el día, te detalla en qué tarea te has concentrado más y cuántas de ellas lograste finalizar.
Con esto logro definir cuánto tiempo quiero destinar al día a cada tarea, con un nivel de concentración alto. Mi objetivo minimo, por ejemplo, puede ser lograr seis intervalos de concentración alta de 10 que realizo (si llego a diez de concentración alta es porque tuve que entregar un proyecto importante). 
  • Luego de cumplir tus objetivos diarios te aconsejo celebrarlos haciendo cosas que te gustan; como ver tu serie favorita, jugar videojuegos o dedicarle un tiempo a tu hobbie, en fin haz lo que te hace feliz, de esta manera estarás motivado a seguir con ese hábito y valorarás más el descanso, mismo que es fundamental para tener una rutina saludable. El descanso te ayuda a tener más energía y determinación para cumplir tus tareas.

También es importante que cuando estás en fase de tiempo de concentración estés 100% concentrado en terminar la tarea que te ocupa. Es decir, nada de revisar el móvil, leer correos, ver series mientras trabajas, etc. Lo comento porque la primera vez que use esta metodología me distraía mucho y eso no me permitía cumplir mis metas.

2. Trello 

A pesar de que «TickTick» cuenta con herramientas para crear listas de cosas por hacer, Trello me gusta aún más, puesto que permite crear columnas de proyectos y tareas. 

Trello - Aplicaciones en Google Play
  • Trello cuenta con una automatización que te permite crear una tarea en una columna específica, además de ejecutar acciones como agregar un «checklist», poner etiquetas, entre otros. También cuenta con algunos botones que, al momento de ejecutar tareas, te permiten crear sub tareas con las especificaciones que desees .

Yo lo tengo organizado en 4 tipos de columnas:

  • La columna del «Proyecto«, por ejemplo: una columna de cosas de la casa, otra de proyecto X, etc.
  • La columna de «TODO«. En esa columna es donde agrego las tareas que voy hacer durante el día, los escojo entre diferentes proyectos por orden de prioridad. 

En la columna «TODO» siempre selecciono tres tareas. Cuando termino una de las tres, añado otra tarea a la columna. La columna se puede dividir en bloques, por ejemplo: ¿Qué pienso hacer por la mañana? ¿Qué pienso hacer por la tarde?

Esas tres tareas son tu prioridad del día, enfocate solo en ello. Si se presentan nuevas tareas entonces deben ser agregadas a la columna de su proyecto.

  • La columna de «Blocked«: Son tareas que se encuentran bloqueadas por algo que se encuentra fuera de tu control. Por ejemplo: esperar qué le llame el cliente. Sin embargo, es importante no olvidarnos de esas tareas. En mi caso, suelo verificar esa columna antes de empezar la siguiente.

  • Por último, la columna de «DONE». Toca celebrar porque terminaste la tarea.

Extra tip: Me gusta dividir cada tarea de la forma más simple y lo más sintetizada posible (de pequeñas tareas en pequeñas tareas), debemos ir ladrillo a ladrillo, a mí me motiva más, siento que disfruto y entrego un trabajo de mayor calidad. Por cierto, la expresión de ladrillo a ladrillo la saqué del libro de Will Smith, se los recomiendo.

Esto es solo la primera parte de todo lo que suelo hacer para ser más organizado y productivo. En caso de que os interese saber cómo automatizar desde Trello, con mucho gusto redactaré un nuevo artículo sobre ello.

Espero que esta información les haya sido de ayuda para mejorar su productividad sin morir en el intento.

Si aún no habeís leido mi publicación sobre los valores detrás de la metodología de desarrollo de software agil, os dejo el link por aquí.

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Daniel Cabrera

Daniel Cabrera

Daniel A. Cabrera P, co-fundador y CTO en VMAD con mas de 10 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones móviles. En su tiempo libre se dedica a la producción de música.

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